La fattura elettronica cambia radicalmente tutti gli aspetti riguardanti il ciclo attivo e passivo delle fatture, che a partire dal 1.1.2019 diventerà esclusivamente telematico (se non per qualche eccezione –> vedi sotto). Arrivando preparati a questa data non vi devono essere motivi per ritenere necessario un cambiamento in quella che è la strutturazione dell’amministrazione aziendale in quanto, il cambiamento sarà agevole e, con un po’ di pratica, l’emissione e la ricezione di fatture elettroniche diventeranno processi standardizzati e ben integrati nelle Vs aziende.

La novità fondamentale che dovremo inserire nelle fatture emesse e troveremo nelle fatture ricevute è il CODICE DESTINATARIO, tale codice è necessario per ricevere ed emettere le fatture in quanto è il mezzo con cui lo SDI (è il SISTEMA DI INTERSCAMBIO, la piattaforma su cui transiteranno tutte le fatture elettroniche prima di essere trasmesse al destinatario delle medesime) identifica chi è il soggetto passivo della fattura inoltrandola al medesimo.

I soggetti non obbligati all’ emissione della fattura in formato XML (formato elettronico) sono i seguenti:

• SOGGETTI RIENTRANTI NEL REGIME DEI MINIMI;
• SOGGETTI RIENTRANTI NEL REGIME FORFETTARIO;
• SOGGETTI RESIDENTI IN STATO ESTERO.

Tali soggetti potranno dunque continuare ad emettere fattura cartacea. Per quanto riguarda le fatture da e nei confronti di questi soggetti i casi sono due:

1. Per fattura da e nei confronti di soggetti minimi e forfettari:
   1.  CICLO ATTIVO (fatture da Voi emesse nei confronti di questi soggetti): la fattura dovrà essere emessa in formato elettronico, quindi o richiedendo ai medesimi la PEC o, qualora non abbiano il codice destinatario (sarà molto frequente per questi soggetti non esserne in possesso) utilizzando il codice destinatario 0000000 (sette zeri), codice con cui lo SDI indirizzerà la fattura nell’area riservata Agenzia Entrate di tali soggetti;
   2. CICLO PASSIVO (fatture da Voi ricevute da questi soggetti): la fattura Vi verrà inviata in maniera cartacea e risulterà valida in quanto i medesimi soggetti NON hanno l’obbligo di emetterla in formato elettronico (potrebbe anche arrivarVi in maniera elettronica, dipenderà dal singolo soggetto in questo regime agevolato decidere se utilizzare la fattura cartacea o elettronica).
2.  Per fattura de e nei confronti non residenti la fattura:
   1. CICLO ATTIVO (fatture da Voi emesse nei confronti di questi soggetti): la fattura  potrà essere emessa in forma cartacea in quanto i soggetti esteri non utilizzano ancora la fatturazione elettronica. Qualora si volesse trasmettere anche questa fattura in formato elettronico all’Agenzia delle Entrate bisognerà utilizzare il codice destinatario XXXXXXX che identifica i soggetti non stabiliti in Italia.
   2. CICLO PASSIVO (fatture da Voi ricevute da questi soggetti): la fattura Vi verrà inviata in forma cartacea.

RICORDIAMO CHE LA FATTURA ELETTRONICA DIVENTI OBBLIGATORIA PER TUTTI I SOGGETTI A PARTIRE DAL 1.1.2019 ECCEZION FATTA PER I SOGGETTI DI CUI SOPRA A CUI SI AGGIUNGONO I MEDICI CHE TRASMETTONO I DATI DEI PAZIENTE E LE RELATIVE PRESTAZIONI TRAMITE IL SISTEMA TESSERA SANITARIA NAZIONALE.

QUALORA UNA FATTURA VENGA INVIATA IN MANIERA CARTACEA SI CONSIDERERA’ FISCALMENTE NON EMESSA.

Per quanto riguarda modi e tempi per l’invio della fattura elettronica le regole ad oggi sono le seguenti:

• Per le FATTURE IMMEDIATE (emesse cioè contestualmente alla cessione di beni/prestazione di servizi) l’azienda cedente deve seguire un doppio binario, dal 1.1.2019 al 1.7.2019 la fattura (che dovrebbe essere emessa entro le ore 24 del giorno in cui è effettuata l’operazione) potrà essere emessa entro il 15 del mese successivo all’effettuazione dell’operazione in quanto è stata prevista l’eliminazione delle sanzioni per trasmissione in ritardo della fattura per il primo semestre del 2019. Dal 1.7.2019 le regole cambiano in quanto la fattura in formato xml dovrà essere trasmessa entro 10 giorni dall’effettuazione dell’operazione. In entrambi i casi la fattura dovrà riportare un nuovo elemento: la data di effettuazione dell’operazione qualora questa differisca dalla data di emissione della fattura, di modo tale da consentire una corretta liquidazione dell’imposta sul valore aggiunto.

• Per le FATTURE DIFFERITE (merce accompagnata da DDT) le regole non sono ad oggi state modificate, la fattura può essere inviata entro e non oltre il giorno 15 del mese successivo all’effettuazione dell’operazione.

Sarà in questo necessario richiamare in fattura tutti i DDT emessi nei confronti del singolo cliente e, cosa molto importante, far concorrere l’IVA su queste fatture differite nella liquidazione del mese in cui l’operazione è stata effettuata (es. cessione di bene in data 15 gennaio con DDT, emissione fattura il 4 febbraio à L’IVA DOVRA’ ESSERE LIQUIDATA NELLA LIQUIDAZIONE RIGUARDANTE GENNAIO).

Per quanto riguarda i professionisti la c.d. FATTURA PRO FORMA risulta essere equiparabile ad un DDT con la conseguenza che sarà possibile emettere la relativa fattura entro il 15 del mese successivo all’effettuazione dell’operazione.  

Passiamo ora alla TRASMISSIONE DELLE FATTURE AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO – SDI.

Innanzitutto è bene sottolineare come, a differenza di ciò che riguarda i rapporti con la PA, nel processo tra privati non sia riconosciuta la possibilità di rifiutare la fattura elettronica ricevuta.
Nel caso in cui si riceva una fattura sbagliata o dai contenuti che potrebbero essere soggetti a contestazione, sarà necessario richiedere l’emissione di una nota di credito e la successiva fattura corretta. Il processo di correzione si svolge al di fuori del SDI: solo la nota di credito e la seguente fattura corretta transiteranno per il sistema di interscambio.

Per quanto riguarda gli “scenari” che si possono verificare trasmettendo una fattura allo SDI possiamo averne di tre tipi:

1. NOTIFICA DI SCARTO: il sistema di interscambio ha 5 giorni per notificare lo scarto della fattura. In questo caso la fattura si considera NON emessa e bisognerà effettuare un nuovo invio.

Nella circolare n. 13/E/2018 l’Agenzia delle Entrate indica, come prima soluzione preferibile, quella di procedere, entro i 5 giorni successivi alla comunicazione di scarto, ad un nuovo invio della fattura recante medesimo numero e data e, quindi, nella sostanza con la data e il numero del documento originario “scartato”: questa modalità non subirà alcun blocco legato alla duplicazione di una fattura già inviata proprio perché la precedente fattura era stata scartata e quindi come non emessa.

Le verifiche di unicità della fattura, effettuate dal SdI al fine di intercettare e impedire l’inoltro di un documento già trasmesso ed elaborato, comporteranno lo scarto della fattura che rechi dati (identificativo cedente/prestatore, anno della data fattura, numero fattura) coincidenti con quelli di una fattura precedentemente trasmessa, solo ove non sia stata inviata al soggetto trasmittente una ricevuta di scarto del precedente documento.

Nell’impossibilità di procedere all’invio di una fattura con medesimo numero e data di quella scartata l’Agenzia delle Entrate concede due possibili strade, alternative tra loro, da percorrere per regolarizzare lo scarto della fattura:

– nel primo caso potrete emettere un documento con nuovo numero e data per il quale “risulti un collegamento alla precedente fattura scartata da Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna onde rendere comunque evidente la tempestività della fattura stessa rispetto all’operazione che documenta”. Tale fattura deve avere numero e data “coerenti con gli ulteriori documenti emessi nel tempo trascorso dal primo inoltro tramite SdI”, ossia deve seguire la consequenzialità della numerazione e della data;

– nel secondo caso, il contribuente emetterà sempre un nuovo documento, ma ricorrendo ad una specifica numerazione che, nel rispetto della sua progressività, faccia emergere che si tratta di un documento rettificativo del precedente, variamente viziato e scartato dal SdI.

1. NOTIFICA DI IMPOSSIBILITA’ DI RECAPITO DELLA FATTURA: questa seconda casistica si potrà verificare qualora ad esempio il Vs cliente utilizzi la PEC e la casella sia piena. In questo caso la fattura è regolarmente emessa, depositata nel cassetto fiscale del ricevente e non è necessario procedere ad altre comunicazioni allo SDI. Qualora Vi arrivi tale notifica, nonostante la fattura sia regolare in ogni suo aspetto, Vi consigliamo di informare il Vs cliente di aver ricevuto tale notifica e che può trovare la fattura da saldare nel suo cassetto fiscale.
2. NOTIFICA DI AVVENUTA CONSEGNA: in questo caso tutto è andato a buon fine e la fattura risulterà disponibile sul canale prescelto.

Si ricorda infine che stanno introducendo regole anche per i c.d. “CORRISPETTIVI ELETTRONICI” che dovrebbero diventare obbligatori (ci saranno appositi registratori di cassa) dal 1.7.2019 per chi ha un volume d’affari superiore a 400.000 euro e dal 1.1.2020 per tutti. Si attendono comunque chiarimenti in merito a questa ulteriore novità.